Stichting Nederlands Examen Instituut
De uitdaging
Het volledige examenproces – van aanmelding tot resultaatverwerking – verliep grotendeels handmatig. Kandidaten werden ingevoerd via losse systemen, planning gebeurde in Excel, en de communicatie over voortgang was beperkt.
Dit leidde tot meerdere problemen:
- Veel repetitieve handelingen en administratieve druk op het team
- Fouten door handmatige invoer
- Geen centraal overzicht van de kandidaat status
- Beperkte schaalbaarheid bij groei van het aantal examens
De organisatie zocht naar een manier om dit proces slimmer, betrouwbaarder en schaalbaarder te maken – zonder de controle te verliezen.
Plan van aanpak
Onder de oplossing FutureFlowAI – Custom hebben we een volledig geautomatiseerd proces gebouwd dat naadloos aansluit op de bestaande werkwijze van het Examen Instituut.
🔧 Wat we hebben gebouwd:
- Een centraal dashboard (Airtable) waar alle kandidaten automatisch worden ingeladen
- Slimme planning logica die examens toewijst en status bijhoudt
- Volledige voortgangsregistratie per kandidaat
- Automatische opvolging en status-updates
- Maatwerk automatiseringen via tools als n8n en API-integraties met externe platformen
Het systeem is ontworpen met schaalbaarheid in gedachten – zodat bij groei het proces stabiel en foutloos blijft werken.
Het resultaat
✅ Kandidaten worden automatisch verwerkt en gepland
✅ Uren aan handmatig werk per week zijn geëlimineerd
✅ Foutmarges zijn drastisch gedaald
✅ Volledig realtime overzicht voor het team
✅ Meer ruimte voor focus op de inhoud en kwaliteit van examens
“Het nieuwe systeem werkt als een digitale collega: snel, secuur en altijd beschikbaar. Wat eerst een administratief doolhof was, is nu een overzichtelijk, schaalbaar en betrouwbaar proces.”
Ook je bedrijf up-to-date houden met AI?
Neem nu contact op met ons!